Zomervakantie: de ultieme stresstest voor inkoop en contractmanagement

De koffers zijn gepakt. De out-of-office staat aan. De eerste collega's zitten al met hun voeten in het zand. Kortom: het is vakantietijd.

Voor veel organisaties betekent dat ook iets anders: de jaarlijkse stresstest voor inkoop en contractmanagement.

Want juist wanneer mensen weg zijn, ontdek je hoe goed processen zijn ingericht.

Wie heeft eigenlijk dat contract?

Iedere organisatie kent ze. De collega's die alles weten.

Wie de leverancier van de koffieautomaten is.

Waar het onderhoudscontract van de printers staat.

Waarom leverancier X ooit is gekozen.

En wie je moet bellen als er iets misgaat.

Fantastisch natuurlijk. Totdat die collega drie weken op een camping in Zuid-Frankrijk zit zonder bereik.

Dan begint de speurtocht.

"Staat het contract ergens op SharePoint?"

"Nee, volgens mij op de netwerkschijf."

"Of was het toch in een mailbox?"

"Bel anders Jan even."

Maar Jan zit op een berg in Oostenrijk.

De vakantietoets

Eigenlijk is de zomer een perfecte graadmeter voor hoe volwassen inkoop- en contractmanagement is

Stel jezelf eens een paar vragen:

• Kunnen collega's contractinformatie vinden zonder de contractmanager?

• Is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de leveranciers?

• Zijn belangrijke afspraken vastgelegd? En zo ja, waar?

• Worden contracttermijnen automatisch bewaakt?

• Weet iemand wat er moet gebeuren als een leverancier uitvalt?

Hoe vaker je "eh..." antwoordt, hoe groter de kans dat er werk aan de winkel is.

Het onverwachte gebeurt altijd in juli

Het lijkt wel een natuurwet.

De leverancier die een prijsverhoging aankondigt.

De ICT-partij die een storing heeft.

Het contract dat op 1 september afloopt.

De factuur die niemand begrijpt.

En natuurlijk gebeurt dat precies wanneer de helft van de organisatie op vakantie is.

Goede contractbeheersing voorkomt niet dat problemen ontstaan. Maar het zorgt er wel voor dat je weet wat je moet doen wanneer ze ontstaan.

Dat scheelt een hoop stress. En soms zelfs een paar grijze haren.

Vakantie is geen risico, maar een kans

Bij organisaties waar processen goed zijn ingericht, verloopt de zomer verrassend rustig.

Contracten zijn centraal beschikbaar.

Rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk.

Afspraken met leveranciers zijn vastgelegd.

Verlengingen worden tijdig gesignaleerd.

Daardoor kunnen mensen met een gerust hart op vakantie.

En misschien nog belangrijker: collega's hoeven niet voortdurend gebeld te worden vanaf het strand.

Niemand wil immers een Teams-overleg bijwonen terwijl de kinderen in de zee liggen.

Tijd voor een zomercheck?

De vakantieperiode laat vaak zien waar kansen liggen.

Misschien ontbreekt een contractregister.

Misschien zijn verantwoordelijkheden niet helder.

Misschien zit cruciale kennis nog te veel in hoofden in plaats van in systemen.

Dat is helemaal niet erg.

Sterker nog: juist deze periode biedt een mooie gelegenheid om na de zomer verbeteringen door te voeren.

Hoe scoort jouw organisatie?

Kan jouw inkoop- en contractmanagementorganisatie probleemloos drie weken zonder een aantal sleutelfiguren?

Dan heb je de vakantieproef waarschijnlijk doorstaan.

Twijfel je?

Dan helpen wij graag met een frisse blik. Niet vanaf een ligbedje, maar gewoon vanuit ons Clubhuis in Leersum.

Want ook in de zomer geldt:

Een goed contract slaapt nooit.

Maar de contractmanager mag best even vakantie vieren.