Indexeren kan je leren.

7 tips en aandachtspunten voor het indexeren van contractprijzen

We waren het al bijna weer vergeten maar door snel toenemende grondstoffenprijzen en loonkosten waren de verzoeken om prijsaanpassingen de laatste jaren niet van de lucht. Goede afspraken over prijsherziening en uitvoering kunnen dan heel behulpzaam zijn. Voor meerjarige overeenkomsten is een prijswijzigingsclausule voor jaarlijkse prijsaanpassing heel gebruikelijk. Vaak zit er al een clausule in de modelovereenkomst die met de aanvraag meegestuurd wordt.

Dat heeft voor iedereen voordelen want:

• De leverancier hoeft geen rekening te houden met toekomstige prijsontwikkelingen, want die worden afgedekt door de prijsherzieningsclausule. Dit heeft dus een dempend effect op de inschrijfprijzen.

• Belangrijk voor aanbestedende diensten is dat prijswijzigingen volgens een vooraf gepubliceerde indexeringsclausule niet meerekenen als ‘wezenlijke wijziging’ van de omvang van de opdracht. Dat is ook logisch omdat de indexeringsclausule voor alle inschrijvers van toepassing is, ongeacht wie de aanbesteding heeft gewonnen. 

De 7 tips en aandachtspunten

1.  Een degelijk fundament

Het is belangrijk dat de gehanteerde indexeringstabel een goede afspiegeling is van kostenontwikkeling van de leverancier, afhankelijk van de hoofdbestanddelen van de kosten.

Meestal zijn dat één of meerdere van de volgende drie componenten:

1. Prijzen van producten als grondstoffen en halffabricaten, deze kan je terugvinden In de Producentprijzen index (PPI) van het CBS;

2. Kosten voor diensten zoals bijvoorbeeld transport, deze kan je terugvinden In de Dienstenprijzen index (DPI) van het CBS; en

3. Loonkosten, wanneer er een CAO is voor de beroepsgroep kan je die volgen. Als er geen CAO is kan je kijken naar een geschikte dienstenprijzenindex. Aangezien de loonontwikkeling over het algemeen de inflatie volgt is de Consumentprijsindex (CPI) van het CBS vaak ook een bruikbaar alternatief.

2.  Vraag het de markt!

Marktpartijen weten vaak zelf best goed wat hun kostendrijvers zijn. Het kan nuttig zijn om vooraf (bijvoorbeeld bij een marktconsultatie) naar een geschikte CBS index te vragen. Ook brancheorganisaties publiceren vaak indexeringsadviezen maar die zijn vaak meer een afspiegeling van de marktomstandigheden dan de kostenontwikkeling. Waar marktomstandigheden het speelveld zijn in de offertefase, is dat de kostenontwikkeling in de uitvoeringsfase.    

3.  Een eenduidige contractclausule

Let op dat je in je contractclausule altijd benoemd:

• (exact) welke CBS index of CAO precies van toepassing is bij indexering;

• Welke periode de indexering beslaat (bijv. van januari tot januari het volgende jaar); en

• De ingangsdatum van de nieuwe tarieven. Dat altijd 3 tot 6 maanden na de periode waarover de indexering berekend wordt, anders zijn de cijfers niet tijdig beschikbaar.

4.  Onverwachte omstandigheden

Bij sterke kostenfluctuaties wordt soms gevraagd om tussentijdse prijsaanpassing, maar wanneer zou je daar in mee moeten gaan?

• Wanneer de kostenstijging tussen de 5 a 10% is moet een gezond bedrijf dat op kunnen vangen tot het volgende indexeringsmoment.

Als aanpassing toch noodzakelijk is, zorg er dan voor dat:

• De kostenstijging verrekend wordt met de daaropvolgende indexeringsmomenten, je hebt de indexering immers ‘voorgeschoten’; of

• Maak afspraken over kostenreductie.

5.  Steeds weer terug naar de basis

Er worden veel rekenfouten gemaakt met opeenvolgende indexeringen, bijvoorbeeld doordat termijnen overlappen, niet de juiste index gehanteerd is of door fouten in berekeningen. Deze stapelen in de loop van de jaren op. Je kan controleren of je nog op het goede spoor zit door bij ieder indexeringsmoment de ontwikkeling van het begin van het contract af door te rekenen.

6.  Hou het simpel

Sommige contracten hebben voor verschillende onderdelen verschillende indexeringsafspraken. Zoals voor de looncomponent een CAO en voor producten een producentenprijsindex, die vaak ook op verschillende momenten wijzigen. Doe dat alleen als het echt nodig is, en zorg er dan voor dat je een spreadsheet hebt waar je alles op in kan voeren en dat voor de duur van het contract de indexering voor kan doorrekenen.

7.  Goed is goed genoeg en eenvoud loont

Omdat de lonen over het algemeen de inflatie volgen en de inflatie mede bepaald wordt door de loonontwikkeling is in de praktijk het verschil tussen de indexen niet zo heel groot over een langere tijd. Anderzijds is geen enkele index een precieze afspiegeling van de kostenstructuur van een leverancier. Als er dus niets specifieks te vinden is of er heel veel verschillende kostendrijvers zijn, is de consumentprijsindex vaak helemaal niet zo’n slechte keus.